SoftParking › Blog › Perioada de grație la parcare: cum o stabilești fără să pierzi bani
Perioada de grație la parcare: cum o stabilești fără să pierzi bani
Perioada de grație este timpul cu care clientul poate depăși ora de ieșire rezervată fără să plătească în plus. La o parcare de aeroport ai trei variante: fără grație, grație de câteva ore sau grație până la capătul perioadei plătite. Alegerea se vede în încasări, dar mai ales în felul în care ajunge clientul la barieră după un zbor amânat. Regula trebuie scrisă, aceeași pentru toți și calculată de program, nu de agent.
Grația și pragul de rotunjire sunt două reguli diferite
În articolul despre tariful pentru sejururi lungi am explicat pe scurt diferența. O reiau, pentru că de ea depinde restul. Pragul de rotunjire spune când începe o zi nouă în calcul: dacă numeri zilele pe ceas, o zi se adaugă doar când restul trece de un anumit număr de ore. Grația spune cât poate întârzia clientul înainte ca întârzierea să fie tratată ca depășire. Cine le amestecă ajunge să dea explicații contradictorii la telefon.
Cele trei variante și efectul lor
Fără grație. Orice depășire se calculează. Pe hârtie încasezi maximum, dar la aeroport un zbor amânat cu două ore devine o discuție la barieră. Se potrivește mai degrabă parcărilor cu clienți locali, unde întârzierile sunt rare.
Grație de câteva ore. Clientul are o marjă clară, de pildă una sau trei ore, în care nu plătește nimic în plus. Pierzi puțin la fiecare întârziere mică și câștigi o regulă ușor de spus. Marja o alegi din cifrele parcării tale: câte ieșiri din zece au loc după ora rezervată și cu cât timp.
Grație până la capătul perioadei plătite. Depășirea se socotește abia după ce perioada plătită s-a terminat. E varianta cea mai generoasă și cea mai ușor de explicat unui client care a plătit o zi întreagă. Costul tău depinde de cum sunt definite perioadele în grila de prețuri.
Nu există o variantă bună pentru toate parcările. La aeroport zborurile se mută, iar o regulă prea strânsă te poate costa în reputație mai mult decât aduce în lei.
Cum comunici regula
Scrie-o în trei locuri: pe site, în emailul cu detaliile rezervării și la intrare. Formularea trebuie să răspundă la o singură întrebare: „Dacă întârzii, ce plătesc?”. De exemplu: „Poți ieși cu până la X ore după ora rezervată fără taxă suplimentară. După aceea se calculează zilele în plus la prețul din grilă.”
Evită „toleranță rezonabilă”. Agentul de la poartă nu poate aplica un cuvânt ca „rezonabil” la fel pentru toți, iar tu nu poți verifica mai târziu de ce o întârziere a fost taxată și alta nu.
Ce faci cu depășirea
O mașină întârziată trebuie să poată ieși oricând. Dacă blochezi ieșirea până se lămurește suma, ai un client nemulțumit și o barieră înfundată. Mai sigur este ca depășirea să se calculeze la ieșire, din aceeași grilă, și să se încaseze atunci.
Exemplu ilustrativ (prețuri inventate pentru explicație): un client a rezervat 5 zile și a plătit 140 de lei. Grila are 6 zile la 160 de lei și 7 zile la 175 de lei, iar pragul de rotunjire este de 3 ore.
- Întârzie 5 ore: restul trece de prag, se adaugă o zi, deci 160 minus 140 = 20 de lei de încasat.
- Întârzie 1 zi și 4 ore: durata reală este 6 zile și 4 ore, adică 7 zile, deci 175 minus 140 = 35 de lei.
- Întârzie 2 ore și 30 de minute: restul nu trece de prag, nu se adaugă nimic.
Dacă ai și o perioadă de grație, aliniaz-o cu pragul de rotunjire. Cu o grație de 5 ore și un prag de 3, clientul care întârzie 4 ore e „la timp” după regula ta, dar primește totuși o zi în plus în calcul. Cea mai simplă soluție este aceeași valoare pentru amândouă. În rest contează două lucruri: zilele se numără pe ceas, nu în blocuri de 24 de ore de la intrare, iar suma vine din grilă, nu din decizia agentului.
Încasarea la ieșire
Agentul trebuie să vadă suma de încasat înainte să marcheze ieșirea. Altfel încasează din memorie, iar diferența apare la sfârșit de lună în casă. Cea mai sigură regulă: ieșirea cu încasare nu se marchează până când suma nu e afișată.
Contează și momentul. Poți încasa la intrare, la ieșire sau poți lăsa agentul să aleagă. Cu încasare la intrare, la plecare rămâne de plătit doar depășirea. Cu încasare la ieșire, se plătesc împreună sejurul și depășirea. Dacă clientul prelungește rezervarea, încasezi diferența față de ce a plătit deja, nu prețul de la zero.
Neprezentările
Grația privește ieșirea, dar parcarea ta are o problemă și la intrare: clientul care a rezervat și nu apare ocupă un loc pe care l-ai fi putut vinde. Soluția este un prag setat de tine: după un număr de ore de la intrarea rezervată, agentul poate marca rezervarea „Neprezentat”. Alege un număr care ține cont de zboruri întârziate, nu de ora exactă. Rezervările neprezentate care mai rămân deschise ar trebui să se închidă singure la 24 de ore după ieșirea rezervată, ca să nu se adune în liste.
Greșeli frecvente
- Grația nu e scrisă nicăieri și fiecare agent o interpretează altfel.
- Pragul de rotunjire și grația se amestecă, iar clientul primește două explicații.
- Depășirea se negociază la barieră, fără o sumă calculată.
- Prelungirea se încasează „la ochi”, nu ca diferență față de ce s-a plătit.
- Neprezentările rămân deschise săptămâni și strică disponibilitatea.
Cum se aplică în SoftParking
În SoftParking perioada de grație la întârzieri se configurează per parcare: fără grație, câteva ore (implicit 3, cât pragul de rotunjire) sau până la capătul perioadei plătite. Grația decide când o mașină apare ca întârziată, iar suma de la ieșire vine mereu din grilă. Mașina întârziată nu rămâne blocată în sistem: depășirea se calculează automat, la ieșire sau printr-o prelungire, după momentul de încasare ales. Zilele se numără pe ceas, iar o zi nouă începe doar când depășirea trece de 3 ore (prag fix). Agentul vede suma de încasat înainte de marcarea ieșirii, iar ieșirea cu încasare nu se poate marca până nu e afișată suma. Pentru neprezentări, parcarea setează după câte ore (1-24, implicit 3) de la intrarea rezervată poate agentul marca „Neprezentat”, iar rezervările rămase se închid automat la 24 de ore după ieșirea rezervată. Despre rezervările pentru aeroport vezi și pagina despre rezervări online pentru parcări de aeroport.
Întrebări frecvente
Cât ar trebui să fie perioada de grație la o parcare de aeroport?
Depinde de clienții tăi. Pornește de la întârzierile reale: câte ieșiri au loc după ora rezervată și cu cât timp. Pentru zboruri amânate, o marjă de câteva ore se acceptă mai ușor decât una de câteva minute. Important e să fie scrisă înainte de rezervare și aplicată la fel de toți agenții.
Ce se întâmplă dacă un client iese după ora rezervată?
Mașina trebuie să poată ieși oricând. Depășirea se calculează la ieșire din grila de prețuri, iar agentul vede suma înainte să marcheze ieșirea. Clientul plătește diferența dintre sejurul real și ce a achitat deja.
Care e diferența dintre grație și pragul de rotunjire?
Pragul spune de la ce depășire începe o zi nouă în calcul. Grația spune cât poate întârzia clientul înainte ca întârzierea să fie tratată ca depășire. Sunt două reguli diferite, iar clientul ar trebui să le poată citi separat.
Când marchezi o rezervare ca „Neprezentat”?
După un număr de ore de la intrarea rezervată, ales de tine, de exemplu 3. Marcajul eliberează locul în evidență. Dacă lași rezervările neprezentate deschise, disponibilitatea afișată pentru clienții noi e mai mică decât cea reală.
Vezi cum arată într-o aplicație
Poți intra în parcarea demo fără cont și fără parolă, ca administrator sau ca agent, și poți vedea cum arată o ieșire cu depășire. Dacă ai o parcare și vrei să discutăm regulile tale, cere o ofertă.